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五个关键的国际运输文件及其重要性

没有人喜欢文书工作。但在全球商业中,国际货运单据是成功交付货物和盈利的关键。

如果您正在安排涉及进口或出口的全球运输业务,那么不要将文书工作视为一种无法逃避的麻烦,而应将其视为一种保护措施。文书工作不完整或不准确可能引发一系列负面后果,比如延迟发货、税率过高,或关于损害和责任的争议。如果您在前端关注这些细节,就可以避免这些成本高昂的麻烦。

可以肯定的是,如果没有准确的信息,您的货物就无法成功运送。为了帮助您掌握所有文书工作的要求,本文将介绍五种最重要的国际货运单据、每种单据在运输过程中的作用以及它们为何重要。

 

1. 托运人指示函

托运人指示函(SLI),顾名思义,就是详细的出口装运指示摘要,需要货运代理遵循。它有点像其他文件的封面备忘录。SLI实际上并非法律要求提供的文件。然而,它可能是托运人准备的最重要的国际货运单据。

当您启动运输过程时,您应列出所有相关细节,如商品、重量、价值和特殊处理要求。SLI作为书面证明,应说明在交易中谁需要负责什么工作。

如果您没有自己的SLI模板,大多数货运代理(如中菲行)可以为您提供模版。在此,我们为您准备了一个SLI/a>模板,供您使用。

托运人指示函为何很重要?

您与货运代理签订合同,以专业方式处理运输过程中的许多细节。但是,由于货物所有权和法律上的原因,任何货运代理不得随便插手您的业务并代表您做决定。

托运人指示函为您的货运代理提供了有限的授权,允许其作为您的代理人采取涉及承运人、港口、货物保险、海关和其他事项的行动。

SLI详细记录了您的要求。这样,如果托运人未遵守您的指示,则您会掌握明确的证据。SLI中的细节很重要。例如,如果您希望将货物从香港经洛杉矶运往芝加哥,但没有指定确切的路线,则货物可能会经东海岸运输,花费更多时间和成本。SLI会阐明运输细节,以尽量避免出现错误。

 

2. 提货单

提货单(BOL)是托运人和运输商之间具有法律约束力的协议。托运人指示函由托运人为承运人制作,而提单则由承运人向托运人签发。

BOL包含多种类型:用于公路运输的卡车司机BOL(货运单);用于海运的海运BOL或OBL;以及用于空运的货运单(AWB)。OBL可以是可转让的指示提单、记名提单或速递提单(海运提单)。

BOL包含很多与SLI相同的信息,比如原产地、目的地、运输日期、托运人装船指示、收货人、商品、件数、重量和测量细节。如果SLI中出现错误信息,则该错误很可能延续到BOL中并引发问题。

提单为何很重要?

在国际贸易中,可转让的海运提单正本是一种所有权文书,将货物的所有权授予BOL的持有人。所有其他类型的BOL则作为货物以及运输合同的签收证据。签发BOL是为了证明承运人已经从托运人或第三方物流(3PL)那里收到货物,且货物状况良好。

如果BOL不准确,其后果将包括面临索赔、责任不明确或无法确定过错方。当BOL表明货物已在良好状态下签收,但收货人却予以否认时,就会产生争议。例如,BOL可能显示数量为“5件”,但实际上,应该清楚地说明细节,如“5个托盘上的20个纸箱”。如果BOL不准确或不清晰,则您很难获得运费的全额赔偿,或难以证明您未足额收到运费。

例如,如果货物外面的纸箱上写有“ABC公司”的运输标记,则您需要在BOL上注明这一信息,不应简单地记录为“无标记”。否则,如果另一批没有标记的纸箱以相同件数、相近重量和尺寸交付给您时,您将无法证明您收到的货物有误。

BOL文件的背面提供了条款和条件,规定了适用的法律以及承运人和货物权益方的权利和义务。虽然这些条款均采用细小字体,但法院已经认可了大部分条款,如承运人的责任限制、起诉时间限制或法院选择条款。

 

3. 商业发票

在国际贸易中,商业发票被出口商或进口商作为海关文件使用。它是卖方和买方之间的销售证明。商业发票就像您的货运护照,允许全球货物通关。商业发票没有标准格式,但必须包括:

  • 买方和卖方的名称和地址
  • 货物的详细描述
  • 货物生产的国家
  • 所运商品的HS编码
  • 货物的价值
  • 销售条件(国贸条规)

您还可添加其他细节,如订单号、采购订单号或任何其他客户参考号。

商业发票为何很重要?
商业发票是清关所需的文件,用于确定应缴关税和税款。商业发票上如出现错误信息,可能导致少付或多付关税和税款。而报关单如果出现错误,可能导致法律后果,以及较长时间的运输延误。商业发票还确定了销售条件(国贸条规),明确了买方和卖方在运输过程中承担风险和运输费用的权利和义务。

 

4. 装箱单

与商业发票一样,装箱单由卖方/出口商生成,包含类似信息。商业发票反映的是财务交易,而装箱单则记录所运货物的数量、重量、尺寸和描述。它允许各方在供应链的整个过程中核实所运送货物与所收取的货物是否一致。

装箱单上的细节包括单位数量、尺寸、每箱重量、每箱尺寸和运输标记。运输标记是运输箱外部的数据。这些信息有助于防止货物丢失或错放。例如,您的运输箱可能显示收货人的详细信息、产品描述、物品数量、尺寸和重量。通过这些信息将您的运输箱与每天在国际机场、航运码头和仓库中移动的数十万个其他棕色箱子区分开来。

装箱单为何很重要?

装箱单作为一种原始文件,可以检查其与商业发票、BOL和实际收到的货物是否存在差异。

 

5. 原产地证明

根据货物的去向,原产地证明(或原产国证书)可能是一份非常重要的国际运输单据。它证明了货物是在某一国家制造或加工的。通常情况下,原产地证书由一个官方组织签发,如某国的商会。

根据货物的目的地和适用的贸易协定,原产地证明将决定货物适用何种关税。例如,美国与20个国家签订了14个自由贸易协定,在这些协定下,美国货物可以得到减税或零税率待遇。

原产地证明为何很重要?

如果您的原产地声明有误或虚报原产国,则您的货物可能会被拒收,被征收罚款,或被执行严格的合规计划。

 

准确的国际运输单据可为您的货物和公司提供保护

以上是一些针对强制性国际运输单据的建议。选择合适的货运代理,则其可以针对可能需要提供的其他表格为您提供建议。

企业的全球航运部门业务繁忙,因此难免忽视或草率对待文书工作。

但切勿这样做。

这些运输单据是为了保护您免受运输延误、违规和赔偿责任。因此,应选择一个熟悉必要文件的全球货运代理公司作为合作伙伴。他们会耐心地与您合作,为您处理所有必要细节。

了解哪些国际运输单据可能适用于您的货物,与我们联系,咨询我们的全球物流专家。