软件和其他自动化解决方案的存在是为了更容易管理复杂的任务或作业。使用软件管理的任务越复杂，产生的效益就越大，但是当涉及到国际贸易合规性的复杂流程时，大量进口商仍会选择使用传统报表和文件档案来管理。
为了找出原因，我们与中菲行的贸易合规顾问 Karen Kenney 进行了访谈。以下的问答将带您探讨科技在国际贸易合规中的作用以及降低公司成本和风险的策略。
问：什么是贸易合规？
贸易合规可以确保您遵守国际贸易管制法规，以避免延误、罚款及最终的法律诉讼。基本上，美国海关和其他政府机构都会要求：使用正确的统一分类代码系统（通常称为 HS 编码）对产品进行分类; 确实报告进口货物的数量和价值; 以及提供货物原产地信息。请参阅我们的文章：全球贸易合规：了解基础知识。
问：大多数的公司会利用科技来管理国际贸易合规吗？
规模较大的公司通常会顾及到供应链的风险和惩处所带来影响更大，所以会利用科技来管理国际贸易合规，毕竟没有任何大品牌希望对商品进行错误分类或向强迫劳动相关的地区采购而造成负面公关危机。
但大多数小型公司，也就是绝大多数的进口商，则不会利用科技来管理国际贸易合规性，顶多会使用试算表等简易传统的文件夹来管理。您能想象吗？许多公司在进口货品时，发现商业发票上没有美国协调关税编码（HTS），就会转而寻求报关行来协助厘清，稍微「好」一点的进口商也许会将相关的 HTS 编码和原产国资料保存在电子试算表中，但这仍然是一种非常凭感觉的方法，容易踏入陷阱或错失机会。
问：这种手动方式的缺点是什么？
缺点有好几个：
- 首先是效率极差，如果您的员工经常通过电话回答相同的问题 「HTS 编码是什么？」或 「原产地是哪里？」这些都是可避免的劳动成本。 这还没计算到把员工从这些枯燥繁琐的文书工作中解放出来所能创造的机会。
- 除非您会密切关注原产地、301 关税豁免及自由贸易协定等条款，否则您可能会支付过高的关税成本，您需要事先掌握并采用最合规、最符合税务要求的HTS 编码。
- 如果您的文件不正确，会因查验而导致您的供应链中断，如果发现问题，可能会处以高额罚款。
- 最坏的情况是，累犯可能会受到严惩，包括长达数年的海关稽核、扣押货物，甚至丧失进口优惠资格。
延误、无法节税、损失营收和罚款，这些后果容易导致您损失数十万到数百万元的利润。
问：哪些科技可以提供协助？
基本上有三种做法：
免费的做法
美国海关及边境保卫局（CBP）有自己的系统，称为自动化商业环境（ACE），可自动处理进出口交易。该系统可用于跟踪您使用的 HTS 编码及其他合规细节。明智的做法是至少每季都从ACE导出您的数据，以确保您账户中所有交易实际上都是您自己的，因为身份盗用不仅适用于人类，代码也可能被窃取。 同样免费的还有利用货运代理或报关行提供的协助。许多公司，例如中菲行，都有一个门户网站，让您访问所有报关数据供您查看，包括：您的报关行是否将相同的产品归类到不同的代码下、您支付了多少关税、您是否把握了节税的机会（如自由贸易协定和301关税豁免）、以及您从每个供应商和国家进口了多少货物等等。
基本的合规软件
这些系统可让您维护 HTS 编码的数据库。当HTS编码改变或新增301关税豁免时，软件会自动发出通知，告诉您是否符合自由贸易协定或其他贸易优惠计划的资格，如果税率发生变化或政府决定征收新的或更高的关税，您也能够根据这些系统提供的历史数据报告，进行一些基本的规划和预算编列。 这些软件可以让您与报关行交换这些数据，以确保每批货物都适用最正确、最合规且具成本效益的 HTS 编码和税率。
更高阶的贸易合规软体
较高规格的国际贸易合规软件套件不仅能管理贸易合规细节，还能代您思考。它们使用 AI 协助产品分类，并回答「我的产品有没有更符合税务要求、更合规的 HTS 编码？」或「其他像我这样的公司对此产品使用哪个关税编码？」等问题。注：最近一家户外用品公司收到美国政府 50 万美元的追溯退款，原因是他们虽符合 301 关税豁免条件，但仍多付了关税。手动系统以及与报关行的沟通不良都是导致他们当初错失良机的原因之一。
较高阶的贸易合规软件也能够协助您追踪原产地和供应链。 随着 CBP 执法部门持续深入追溯产品及组成材料的真正原产地（而不仅仅是货物的出口国），如果公司没有一套自己的追踪软件，将会难以跟上 CBP 的脚步。
问：美国的ACE门户如何派上用场？
好处有太多了，这会是另一篇值得探讨的主题，但您很幸运，因为我们已经写好了！ 快去阅读我们的文章：《不想使用 CBP ACE 门户？那可是大错误。》
问：中阶的贸易合规软件价格是多少？
费用将会取决于几个因素：外国供应商数量、进口 SKU、原产地和交易。
问：投资国际贸易合规软件的阻碍是什么？
最大的阻碍可能是惯性，公司习惯以某种方式做事，要改变很困难。 还有其他原因呢？
- 贸易合规历来都有资金不足以运作的问题。
- 时间和精力等资源匮乏，往往由主要负责物流、采购或财务的人员兼任，而他们很难拨出时间来管理这样的项目。
问：企业什么时候值得投资国际贸易合规软件？
如果一家公司每个月会有四次以上的海关进口需求，投资一些自动化贸易合规的软件通常是值得的。
问：该如何说服老板投资？
换位思考：提供数据和可省下的成本金额
- 检视目前的年度税金支出，以及大幅降低这些支出的可能性。
- 计算减少了手动作业流程可省下的人工成本（例如：数据输入、做记录、与经纪商/货运代理/供应商的通话和邮件往来）。
- 量化风险。 举例来说，某甜味剂产品制造商以不合规的方式从海外进口，因此得向 CBP 缴纳 575,000 美元的罚款。
问：该从何着手以利用科技实现国际贸易合规？
让我们暂时撇开软件不谈，只谈近年来世界的变化，军事冲突已导致与某些国家的贸易禁令，紧张的贸易关系导致了关税增加、报复性行动和新的采购策略，RCEP等主要贸易协定正促使企业重新思考供应商的布局。
贸易合规性的变化速度急遽加快，如果没有自动化功能的协助，几乎是不可能跟得上。随着贸易合规变得越来越复杂，该是时候认真看待这项作业了，这也意味着您应该为员工提供所需的工具，让他们能够妥善进行管理作业，同时这代表有个人将能够接下贸易合规这个责任，并兼顾他本身既有的业务。
至于软件方面，如果您的贸易合规管理方法仍以手动为主，请先利用 CBP 和您的报关行所提供的免费资源和系统。
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作为中菲行报关服务的一部分，我们的报关合规专家会提供您建议和方法，并通过我们的系统来管理您的海关交易，请立即联系中菲行。
